諸葛正弥の教育論
教育に関する持論や新しい教育のあり方について、教師として、または保護者として、様々な切り口でお話します。(元タイトル:子どもの才能を伸ばす教育を)
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会議を見直す3
会議を見直す、というタイトルなのだから
どう見直すのか、具現化せよ、というご指摘を受けましたので、
以前に書いた「会議を見直す」の記事を引用しつつ、
手法について細かくお話をしたいな、と思います。

ただ、性分として
具体的過ぎる文章を書いて
マニュアルのような形にするのは好みませんので、
読んだ方が、自分ならこうする、という考える余地を残して
物を書いていますので、抽象的な部分も残りますがご容赦下さい。

また、過去のお話ではなく活動の歴史の浅い私の活動での話であるため、
現在の取り組みが話題の中心になってしまいます。
さらに実名で活動しているため、その性質上、具体的な事例を挙げて話を展開すると
関係者に影響を与える可能性があるため私の立場上、控えさせていただいております。
ご容赦下さい。



個人的な見解で恐縮ですが、
私は会議を以下の3つに分類して考えています。

1.情報の共有・連絡・報告が目的の会議
2.今後の行動指針を話し合う会議
3.問題解決を行なうための会議

2と3については共通する部分が多いかと思います。

1.は業務連絡や報告のための場であり、
職員会議もこのケースに入ることが多いかも知れません。
基本的に話し合い、というよりは伝達が主目的になります。

2.は学年会議など定期的に開かれ、
今後の動きに関する意思を統一しておこう、
ということを目的にする会議です。
どちらかといえば、スケジュールや役割分担、締め切り、など
行動目標を明確にするためのものになります。

3.は何らかの問題点を解決するために集まる会議です。
生徒の成績を向上させるために、生活指導上の課題を解決するために、
進学先の指導をどうすべきか、教科に関する指導を検討する、など・・・


1.については議論をすることを前提としていませんので、
基本的には伝達された事柄についての疑問があれば、
その部分についての質疑が行なわれる、程度のものになります。

単なる読み合わせという会議になる傾向もあるので、
これが無駄である、という指摘を受けることもあるのですが、
個人的には必要である、と思っています。
無駄に長い時間を浪費するのはいかがなものか、と思いますが、
業務に必要な事項の読み合わせは、「言った」「言ってない」の不毛な議論を
無くすためにも必要な事柄です。

文書にして配布すれば済む、と考える方もいますが、
一理はあれど、「見てませんでした」「もらってません」
挙句の果てに「見る暇なんてありません」という・・・

子どもか!

突っ込みたくなる理由で言い訳を始めて結局、
再配布、読ませる、行動を説明する、やらせる、と
アクションが1段階も2段階も遅れを取ることになるため、
結果的に効率的ではないのです。

ですから、
「文書にして配布の上、読み合わせを行なう」
という時間は決して無駄ではない、ということです。
(管理側にとっての利点で、職員にすれば面倒極まりないかも知れませんが・・・)




問題は2.と3.についてです。
2.については
「今後の行動指針を話し合う会議」
という設定なので、スケジュールや役割分担、そして
私立の高校であれば講習会や放課後の補習に関する打ち合わせも入ります。

その部分で言えば、
「人をどう動かすか」を決める、という話し合いになるといえるでしょう。

そしてもし、これが学年会議であるなら、
生徒の動向について話し合う、ということも入ってきます。
そうなると、
3.の問題解決を行なうための会議、という要素も混じってきます。

では、2.と3.についてまとめてお話をしていきます。

さて、いずれにしても共通することは、
「会議の前の準備が重要」ということです。

とりあえず案や問題だけを持って、
会議に臨み、その場でそうした情報を展開していけば、
議論は行き当たりばったりの話し合いになり、
上手なファシリテーターでもいない限りは時間がいくらあっても足りません。

では、どんな準備が必要か。
まず、
「人を動かす事柄」であれば、
事前に関係者に了解を取っておくこと、が大前提となります。
①企画の概要について予告をしておく
②企画内容に関する意見を吸い上げておく
③詳細を詰める段階になってきたら各担当者のスケジュールなどを相談する

①と②は普段の会話の中で
「~という企画を考えているんですが、どう思いますか?」
程度の会話でも良いので、できるだけ多くの先生の意見を聞いてみようとすることで
大抵は解決できるかと思います。

大切なのは③に入るタイミングです。
②が終わった段階で企画として議題に上げ、
そこで
「詳細やスケジュール・役割については個別にご相談させて頂きます。」
と予告をしておき、③の調整に入ります。

ある程度はこちらの方でラフな案を作成しておき、
そのスケジュール、役割分担で不都合があるか、を聞いていく。
そこで詳細を詰めてから会議の場で
「現在の仮案です」
という形で発表し、そこで承認を得て、「確定案」とする。

そうした準備なしに
承認を得ようとすると、会議の場でさまざまな駆け引きや利害関係に
引きずり回されて結局、決まらない、という事態になり兼ねないからです。
大変な準備が必要になりますが、
人を拘束して話し合う、という時間をより効率的にした方が
結果的に多くの方の業務効率を上げることにつながるので、
行動の順序を、打ち出してから動く、ではなく、
動いてから打ち出す、に変える必要があるかと思います。


3.についても準備が必要という方針に変わりはありません。
ではどんな準備が必要か。

問題解決が目的なので、問題だけを持ち込んで、
その場で話し合う、というケースに陥りがちですが、
必要な行動はそうではない、と考えています。

問題が生じて、それを解決するために話し合うなら、
まずは、
「どのように解決しようと考えているのか」
というベースを考えた上で臨むことが大切です。

担当者が、どのようにしたいのか、という土台が明確であれば
それに対してどうすべきか、という焦点化された議論になり易くなります。
可能なら案を複数持っておくとベストです。

要は課題設定をして会議に臨む、
ということは、課題を持ち込む、だけではなく
「どうしたいか」という案まで練っておく、ということです。

仮にその案が出ない、
どうして良いか困っている、というレベルであれば
それこそ個人的に管理職か、相談のできる同僚に意見を求めておくことが
最優先と言えるでしょう。

そこで話し合わせたたたき台を基にして
議論のテーブルにのせることができれば、
すでに様々なことを検討した上での議論なので
話し合いも円滑に進む可能性が高くなります。


会議を見直す、というのは、
基本的に無駄を省く、ということに尽きると思いますが、
そこに参加する先生方の時間の無駄を省くという意味においても、
個別の案件で済む事柄は事前に済ませ、
話し合いの方向性を定めるための準備を行なった上で
臨むようにする必要があります。

ですから、
もし、レジメを出せば会議ができる、
という感覚で会議を行なっているのであれば、

まずは
「課題設定をしてから会議を行なう」
という発想から始めて、何について話し合うかの優先順位をつけ、
それぞれの案件について
◆会議で話すべき内容か
◆個別で済む案件か

を区別し、個別で済む案件は事前に話をしておく、
という習慣を作ることから行動を見直していくと良いかと思います。

その土台ができてくると、
本格的に、会議のあり方、議論の仕方、についての
見直しができるようになってきます。


とりあえず、息切れしたので、ここまでにしておきます・・・
続きはまた今度で、、、すいません。

※追記
 この記事の内容は特別な手法でも何でもなく、
 一般的な会議に臨む心構えと変わらないと思います。
 ですが、そうではない無駄な会議も多く存在しますので、
 敢えて記事にしています。

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